Getting things done - Calendrier de l'avent 8 décembre 2018

Getting things done - Calendrier de l'avent 8 décembre 2018

La semaine dernière, pour notre samedi de productivité, nous avons parlé des todo lists. Dans la continuité, parlons de la méthode Getting things done de David Allen. Très simple et complète, elle est une extension ou un remplacement de votre todo list habituelle.

Cette méthode se compose de 5 étapes fondamentales:

  1. Collecter les choses qui retiennent notre attention.
  2. Clarifier si l’action est actionnable
  3. Organiser les actions afin de les ranger où elle devrait être
  4. Revoir fréquemment cette liste
  5. S’engager à passer à l’action

Cette méthode, aussi simple qu’efficace, peut tout à fait s’appliquer à votre boite email.

  1. Votre boite de réception est votre collecte. Votre objectif sera donc de la rendre vide par cette méthode. Toutes vos tâches à faire doivent s’y trouver (vous aurez le plaisir de vous envoyer plein de mails)
  2. Votre boîte mail est maintenant pleine de travail à faire, que vous devrez clarifier. C’est à dire
    • Si vous ne devez agir à propos de ce mails, supprimez-le, archivez-le ou classez-le dans un dossier spécifique (commençant par “Z/” afin d’apparaître à la fin de votre liste de dossiers)
    • Si le mail peut être traité en moins de 2 minutes, traitez-le immédiatement
    • Sinon déléguez-le si possible, ou classez le dans un dossier d’actions à prendre plus tard. Je les préfixe avec “@” afin qu’ils soient assez hauts dans la liste de mes dossiers. En l’occurrence “@ActionCourante” pour ce que je suis en train de faire “@ActionSuivante” pour ce qui suivra et “@ActionTri” pour ce qui doit être mieux classé
  3. Ces actions à trier doivent donc être organisées. Il faudra créer un dossier des actions courantes un peu longues par thématique en les préfixant par “C/”. Assurez-vous que le contenu de ces dossiers n’y traîne pas plus d’un mois, ce serait la preuve qu’il ont pris trop de temps. Et si vous savez d’emblée qu’ils prendront du temps, c’est l’objet des dossiers projet “P/…”.
  4. Régulièrement, revoyez vos différentes listes. Idéalement, votre boite de réception 2 à 3 fois par jour, les dossiers “@” tous les jours, les “C/” toutes les semaines et les “P/” 1 à 2 fois par mois. Chaque email qui ne vous semble pas à sa place doit être déplacé dans le bon dossier. C’est aussi le moment de créer des emails découpant les actions des dossiers “P/” et “C/” en petites actions pour les dossiers “@”. Les dossiers “C/” et “P/” qui n’ont plus cours sont supprimés. Vous ressentirez certainement l’envie de créer des dossiers “Z/” pour garder une trace des emails qui ne sont plus activables, mais qui doivent rester comme référence. Sinon, supprimez-les.
  5. Enfin, soyez toujours prêts à mettre en oeuvre chacune des actions dans l’ordre demandé par sa boite. Vous remarquerez que cela ne demande aucune priorisation, contrairement aux todo lists, car la prochaine action est toujours évidente.

oui, mais moi, j’en ai déjà pour 3 semaines pour vider ma boite de réception. Du coup, c’est pas possible pour moi.

Mais si ! Avant de commencer, assurez-vous de vider votre boite de réception. Un tri rapide peut suffire pour certains, mais dans de nombreux cas, vider les 4324 emails donc 450 non-lus peut se révéler un enfer. Très simple à faire pour démarrer en 2 étapes:

  1. Créez un dossier email nommé “@@inbox”, afin qu’il soit en premier dans l’ordre alphabétique de vos dossiers, et déplacez-y tout le contenu de votre actuelle boite de réception
  2. TRÈS important : créez vous immédiatement un mail à vous même spécifiant de clarifier ce dossier. Il sera classé dans un dossier “P/…”. Vous allez très certainement vous créer des tâches plus courtes pour le découper. Pour ma part, j’ai choisi 2 approches selon les cas : découpage par période, “mois de mars 2014”, ou par objectif chiffré “réduire de 200” mails.

Vous voilà donc prêt à commencer Getting Things Done dès aujourd’hui. Alors, qu’est-ce qui vous empêche de commencer maintenant ?