Le bon et le mauvais open space - Calendrier de l'avent 4 décembre 2018

Le bon et le mauvais open space - Calendrier de l'avent 4 décembre 2018

Pour un coach et formateur agile, il est fréquent que les questions amènent à l’aménagement de l’espace de travail. En particulier, les bureaux paysagés, mieux connus sous l’anglicisme open space. Ceux-ci, même s’ils peuvent apporter des avantages pour la communication entre ses occupants, sont très fréquemment pointés du doigt à cause de leurs effets néfastes.

Le bon et le mauvais chasseur

Il est vrai que les problèmes de ces espaces sans cloison sont nombreux pour ceux qui les occupent:

  • Bruit ambiant
  • Dérangements fréquents
  • Espace individuel réduit
  • Décoration absente
  • Impression de désordre permanent
  • Manque d’intimité
  • Séparation des castes (par rapport aux bureaux fermés)
  • etc…

Et pourtant, il reste des défenseurs des open spaces. Pas uniquement pour des raisons de coûts, encore moins de surveillance. Non, ce qui est mis en avant, c’est la communication, le fait de pouvoir, justement, interrompre les voisins quand on a une question. Cela va à l’encontre de ce que nous explique Tom Demarco dans Peopleware : selon lui, notre efficacité intervient lorsque nous sommes dans le flow, et se compté en nombre d’heures ininterrompues.

Cette discussion sur les différences entre open spaces fait penser au sketch du bon et du mauvais chasseur. Mais en écoutant bien, les différences sont souvent dans l’appréciation personnelle. Il se peut aussi que la différence vienne aussi de la manière de vive l’open space. Quelques fois, il s’agit des règles imposées : pas d’appel sur le plateau, téléphone sur silencieux et conversations uniquement à voix basse. Sauf que ces règles sont vues parr beaucoup comme trop contraignantes.

La taille et l’homogénéité de l’espace est aussi indiqué comme un facteur de réussite. Par exemple, limiter à une équipe, de moins de 10 personnes, permet de placer ensemble uniquement les personnes qui ont un réel intérêt à se parler. Comme pour les équipes agiles, il est préférable de réunir une équipe pluridisciplinaire ayant un objectif commun.

Plutôt que des règles générales, nous avons eu de très bons retours sur des règles plus légères et simples à suivre :

  • respecter l’heure de silence total, par exemple de 13h30 à 14h30 –> c’est éducatif, et cela permet à tout le monde d’avoir ce moment de calme
  • à l’opposé, autoriser tous les coups de fils, conversations et grosses blagues pendant 1h le matin et 1h l’après midi, sans rien interdire le reste du temps –> en général, les usagers de l’open space essaient encore plus d’être calmes le reste du temps
  • mise en place d’un détecteur de son qui passe au rouge au delà d’un certain niveau de bruit –> chacun en fait ce qu’il veut, mais ça évite les surenchère de “je parle plus fort parce que les autres m’empêchent de m’entendre”
  • pratiquer la technique pomodoro apporte aussi des résultats, même si ceux-ci sont malheureusement uniquement pour ceux qui l’appliquent.

Ce ne sont que des témoignages recueillis au fil de nos formations et accompagnements. Dans tous les cas, bien vivre en open space est quelque chose qui s’apprend et peut prendre du temps. Pour bénéficier des ses avantages, il faudra souvent passer par des phases de régulations, faire des essais et se rencontrer régulièrement pour chercher des moyen de devenir plus efficace dans son environnement de travail.