Todo-list, comment être efficaces grâce à cette pratique simple - Calendrier de l’avent 1er décembre 2018

Todo-list, comment être efficaces grâce à cette pratique simple - Calendrier de l’avent 1er décembre 2018

Nous sommes nombreux à suivre nos tâches à faire dans une liste To-do list. Pourtant, même si cet pratique est très répandu, elle n’est que rarement synonyme d’efficacité. Pire, elle semble parfois pousser à l’oubli et à la procrastination ! Dans la To-do list d’Upwiser, il y avait depuis longtemps l’idée de refaire le calendrier de l’avent, comme il y a 4 ans. Alors nous avons compilé nos bonnes pratiques d’efficacité en la matière, et, en plus de nous l’appliquer, nous partageons avec vous les quelques conseils qui nous ont le plus aidés.

6 conseils pour mieux rédiger votre liste de tâches:

  1. Une nouvelle liste chaque jour vous aide à garder l’esprit clair et à vous sentir engagé sur vos objectifs. C’est motivant de voir une liste plus courte, plus propre aussi si vous la faites sur papier, car elle ne concerne que ce que vous prévoyez de faire dans la journée
  2. Ecrivez-la la veille pour le lendemain afin d’éviter de commencer par cette activité. Votre “moi” de demain vous paraît souvent plus efficace, et vous lui déléguez facilement quelques tâches. C’est en quelques sorte une manière de hacker votre tendance, plus ou moins présente chez chacun, à repousser au lendemain
  3. Découpez vos plus grosses tâches en tâches plus petites car votre flux de travail risque d’être obstrué par elles. Une tâche qui dépasse 2 heures de travail doit être une exception dans une to-do list quotidienne
  4. Gardez de la place pour les imprévus car cela arrivera. Votre efficacité sur ces tâches particulières viendra surtout du temps que vous pouvez leur réserver dans votre emploi du temps. Nous n’imaginons pas des pompiers remplir déclencher des incendies pour être sûrs d’être occupés à 100%
  5. Ajoutez une dose de tâches agréables pour continuer à vous motiver. Si vous avez une liste qui ne comporte que des tâches qui vous rebutent, voilà ce qui arrivera : vous les ferez plus lentement, vous procrastinerez, vous resterez plus tard au travail, et enfin vous jetterez votre liste ou l’oublierez sous votre pile de papier. Vos tâches agréables sont de la nourriture pour votre motivation.
  6. Ordonnez les tâches par priorité en prenant en compte leur urgence et leur importance. Vous devrez, pour cela, les découper à nouveau car il est très dangereux d’avoir des tâches à la fois urgentes et importantes. Vous aurez souvent la bonne surprise de voir que certaines tâches ne sont ni l’une, ni l’autre, et que vous n’êtes pas obligé de les faire. Gardez-les uniquement si vous voulez et pouvez les faire

7 conseils pour exécuter vos tâches

  1. Limitez le nombre de tâches en cours et le nombre de jours où une tâche peut trainer dans votre liste quotidienne. La parallélisation des tâches est la principale source d’inefficacité, surtout pour les tâches complexes.
  2. Une tâche terminée l’est à 100% ou elle ne l’est pas. Vous devez cocher uniquement les tâches sur lesquelles vous êtes sûr de ne pas avoir à revenir. Si vous vous apercevez qu’il n’est pas possible de la terminer aujourd’hui ou qu’elle est trop longue, il est encore possible de la découper. Attention à ne pas abuser de cette technique, qui vous pousserait à procrastiner
  3. Notez toutes les tâches non-prévus qui surviennent durant la journée car cela vous aidera à mieux comprendre ce qui vous a empêché de terminer le travail planifié
  4. Réservez des moments dans la journée pour “écluser” les petites tâches qui traînent. Si elles traînent, c’est plus souvent parce qu’elles vous déplaisent, pas parce qu’elles sont plus longues ou difficiles.
  5. Révisez la liste à mi-journée avec une règle simple : le nombre de tâches par heure du matin sera sensiblement le même l’après midi. N’attendez pas le miracle.
  6. Accordez-vous des pauses, car 15 minutes pour souffler peuvent être plus efficaces qu’une heure à courir sur une journée entière.
  7. Gardez-vous un moment pour la tâche “+1” en fin de journée, car en plus de vous donner la satisfaction d’avoir fait plus que prévu, ce temps pourra aussi vous éviter le sprint de dernière minute le cas échéant

5 conseils pour améliorer votre efficacité

  1. Chaque jour, restructurez la liste des tâches à planifier, inévitablement remises à plus tard. Cette liste secondaire, qui évolue parallèlement à vos tâches quotidiennes, ne doit pas dépasser quelques jours de travail. Plus vous avez d’imprévu dans vos journée, plus cette liste secondaire doit être courte. Ces 2 ou 3 tâches, tout en bas, sont-elles si importantes ? Est-ce obligatoirement à vous de les faire ?
  2. Partagez-la avec d’autres personnes, ne serait-ce que pour en discuter et échanger des astuces. Cela vous permet, en outre, d’être plus d’engagé, de déléguer vos tâches et aussi de créer l’entraide avec ces personnes
  3. Arrêter de commencer, commencez à terminer ! C’est une devise bien connue de la méthode Kanban. Elle s’applique très bien à votre liste
  4. Comptez le nombre de tâches accomplies chaque jour en prenant en compte vos urgences. Cela vous permet de mieux prévoir la quantité de tâches du lendemain. Le fait que celles-ci soient plus ou moins grosses ne changera pas beaucoup le compte
  5. Chaque semaine, comptez le nombre moyen de tâche terminée chaque jour car il peut vous servir de levier d’amélioration pour la suite

Avec le temps, vous apprendrez à écrire des listes plus pertinentes et en adéquation avec ce que vous faites vraiment. Vous serez peut-être surpris la première fois où, à la fin d’une journée, sans faire d’heure sup’, vous aurez coché votre dernière tâche, alors même que la liste a doublé dans la journée. Vous constaterez pourtant que cela deviendra habituel. Mieux encore : plus vous vous focaliserez sur cet objectif de finir toute les tâches tout en gardant un rythme soutenable, et plus votre nombre de tâches quotidiennes augmentera.